プロセス管理は、標準化されたビジネスプロセスを中心にして、持続的に業務の効率向上するための体系的な方法です。プロセスは企業の神経システムであり、企業運営の道標、制度、構成この三つの要素が企業管理システムの核心。企業のサプライチェーンのパフォーマンスを同期させることができ、企業のビジネスニーズにビジネス関連の機能活動（準備、追跡、監視、実施などが含まれる）が行われます。良い協調性、計画性の特徴が持つ、企業戦略の一つの最高のツールです。
BPMは、ビジネスプロセスのモデリング、自動化、管理、および基準と方法を提供することです。成功なBPMソリューションはビジネスリーダーシップと技術の適切な組み合わせで大幅にプロセスサイクル（時には最大90％）とコストを短縮することができます。この効果は部門、或いはシステムを跨る場合とユーザのプロセスに特に著しいです。技術的な観点からは、一つのBPMシステムはシステム全体の再設計の必要がなく、既存のソフトウェアとの統合は簡単にできます。例えばCRM、ERPおよびECMのようなソフトウェア。
BPMはドキュメントの紛失、重要な情報を漏れるなどのミスを大幅に減らすことができます。それに、プロセスの可視化レベルを顕著に改善、すべてのプロセスメンバーは各自の役割を調べる権限が与えられ、プロセスの状態も正確に把握できます。また、メンバー各自の責任が可視化の流れで確認でき、誰もが自分のやるべき事がはっきりと分かります。遅延や誤解、ミスなどの言い訳になる事がなくなります。最後に、一貫性を高め、企業内部および外部の関係者の改善することが期待しています。その結果、従業員は、顧客やパートナーが高い満足度と凝集しています。
企業は創立以降プロセスが既にあり、企業の成長とともにプロセスが多くなり、より複雑になります。ほとんどの企業は各種のビジネスプロセスや規制プロセスに対してルールを立って、管理の標準化に連れて、ルールもますます増えていきますが、このルールを実行する人がどんどんわからなくなります。企業の生存に関わるルールの実行効果に想像出来るでしょう。エンタープライズビジネスプロセス管理システムは早期段階で実現できます。システムを介して、プロセスを固定させ、重要なプロセスをシステムに導入させ、システムが労働時間を記録、コントロールするにより管理の標準化を達成します。
研究によりますと、ビジネスプロセスには、90％の時間は止まる状態で、真に効果的な処理時間は短いです。処理過程ではスタッフが"電話"などの手段で進めます、多くの場合は漏れやフィードバックが遅い、とても時間がかかります。ビジネスプロセス管理システムを通じて、既存の成熟した技術を使用して、効果的に完成できます。情報は一つのエントリしか入れない、システムは予め作成したフローに従って自動的に行います。企業ビジネスプロセス管理に欠けないツールになります。
伝統的なスタイルの企業構成は、応用範囲、独自の優位性がありますが、多くのプロセスはひとつの部門だけでは完成出来なく、いろんな部門が互いに連携し、協同で完成します。特に地域を超えた協同作業がある場合、例えば調達プロセス、これは生産部を含む、購買部、財務部、事業部、及び契約などに関わる法務部、企業の上級管理部。伝統的な考え方でプロセスを作成しようとすると、企業の利益によりも部門の利益を優先してしまいます、各部門の責任が不透明になるかもしれません。企業のビジネスプロセスをうまく行われるには各部門が企業の利益を最高の目的にし、協同で業務を進めることが欠けません。ビジネスプロセス管理システムはプロセス処理にて、自動的にすべての部門をつなぎます。高度なインターネット技術で各地域をつなぎ、プロセスをうまく完了させます。そして多くの企業管理者は、ビジネスプロセス管理システムでチームワークの意識を強化し、独自の企業文化を完了することを考えています。
作成したプロセスは合理的で、効果的なものを誰もが保証できません。作成したときは合理的で、効果的なものであっても、市場環境や組織構成などが変わったあと、その優位性を維持し続けるとは言い切れません。良好なビジネスプロセス管理システムは、前述の利点を備えるほか、プロセスを行うと同時に、システムはデータや図表でプロセス状況の報告やアドバイスなどを提出します。決定者がそれに基づいて合理の意思決定を下すことにより、改善をし続けます。
ビジネスプロセス管理システムは人の知識をプロセスに通じて、企業に固まってしまいます。そして、プロセスの改善により、企業の知識ベースを形成することができ、この包括的な知識ベースでを企業を変革させます。例えば、新入社員はビジネスプロセス管理システムを通じて、企業と業務処理を迅速に慣れて、プロセスで形成した知識ベースを使って、能力を高め、高度なプロセスの処理をできるようになります。